Manual de ListasPC

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Prólogo - Versiones del programa

Versión 5.3: debido a los cambios realizados en el Servidor de Correo de la ULPGC, el envío de correos tal como se hacía en versiones anteriores del programa ha dejado de funcionar, así que se ha modificado el programa de forma que ahora los profesores tienen que introducir no sólo su dirección sino también la contraseña de correo para enviar.

Versión 5.2: se han añadido opciones para imprimir sólo las notas que estén como visibles y para facilitar el paso de datos al portapapeles. También se ha añadido la posibilidad de copiar las notas de un alumno a otro usando el botón derecho del ratón.

Versión 5.1: se ha actualizado la dirección del servidor ftp donde puede conseguir las últimas versiones de este programa, así como las direcciones de correo de algunas administraciones.

Versión 5.0: se ha reescrito buena parte del programa para intentar evitar los problemas que había en las versiones anteriores y lograr un funcionamiento más parecido al de ActasPC. El funcionamiento del programa y las posibilidades han cambiado un poco, así que debería leerse este manual y no dar por hecho que todo funciona como antes.

El cambio ha supuesto alguna pequeña pérdida de funcionalidad, como la posibilidad de exportar directamente a Excel, pero siempre puede copiar los datos al portapapeles y después pegarlos en Excel.
Además se ha cambiado el formato de las fotos de BMP a JPG para que ocupen menos espacio. Debido a ello, no será posible leer ficheros de fotos del curso pasado.

Nota: el formato de las listas de clase no ha variado, así que si prefiere seguir usando la versión 4.x de ListasPC puede hacerlo sin problemas (salvo que quiera ver las fotos de los alumnos).

Capítulo 1: Introducción a ListasPC

Introducción: ¿Qué es ListasPC? ¿Cómo se consigue?

OBJETIVO DEL PROGRAMA

Este programa permite:Leer un fichero de lista de clase de los recibidos por correo electrónico.Introducir varias notas para cada parcial y darles ponderaciones diferentes a cada una (o bien introducir directamente las notas finales, si lo prefieren).Importar las notas puestas aquí desde ActasPC. Añadir y/o borrar alumnos de la lista de clase.Ordenar la lista por cualquier campo.Este programa es adecuado para aquellos alumnos que durante el curso se presentan a parciales, hacen trabajos, etc. Para los alumnos que sólo se presentan al examen final probablemente sea preferible ponerles las notas directamente en ActasPC (eso sí, asegúrese de importar las notas de los demás alumnos ANTES de ponerles notas a éstos, para evitar que al importar se machaquen las notas).

 

LIMITACIONES DEL PROGRAMA

Este programa puede utilizarse para grupos hasta 800 alumnos.El programa permite un máximo de 3 parciales y 5 subnotas en cada parcial, lo cual creemos que es suficiente para la mayoría de los profesores (por supuesto, siempre habrá alguien capaz de inventar métodos más complicados para poner las notas, pero aquí lo único que se pretende es tener un programa sencillito y útil).En caso de que este programa no cumpla con todas sus necesidades debe quedar claro que no es en absoluto necesario que lo use, y que si prefiere utilizar otro puede hacerlo (bajo su propia responsabilidad, por supuesto).El programa se puede obtener desde nuestro servidor FTP en la dirección ftp://ftp.ulpgc.es/Software de Gestion Universitaria/Actas y Listas PC (hay un acceso directo a dicha dirección en la pantalla Acerca de...).Hay que descargar un fichero llamado lista-vv.exe (versión vv), y copiarlo a un directorio temporal. Al ejecutarlo, este archivo se autodescomprime y ejecuta la instalación automáticamente, por lo que sólo tendrá que pulsar en "Next" unas cuantas veces para instalarlo.Además en la administración de cada edificio disponen de un CD-ROM con el programa, de modo que cualquier profesor que esté interesado en usarlo no tiene más que pedirlo allí.También es posible conseguir el programa en:
http://www.ulpgc.es/index.php?pagina=softwareulpgc&ver=inicio

Introducción: Diferencias con ActasPC

Este programa usa los ficheros de listas de clase, cuyo nombre comienza por "L".

El programa genera otro fichero para guardar las ponderaciones de las notas, con nombre igual al fichero de lista de clase, excepto que comienza por "X" (la 1ª vez que use una lista de clase, le aparecerá un mensaje diciendo que este fichero no existe y que debe introducir ponderaciones).

Mientras que EL ACTA DEBE PEDIRLA INMEDIATAMENTE ANTES DE CALIFICAR a los alumnos, la lista de clase puede pedirla desde Noviembre y usarla durante todo el año.

A diferencia de ActasPC, aquí no hay inconveniente por añadir/borrar alumnos o cambiarlos de orden.

Mientras que debe usar ActasPC para poner las notas que vayan al acta, no es en absoluto necesario que use ListasPC para gestionar los parciales. Si prefiere usar cualquier otro programa o crear uno usted mismo, no hay ningún inconveniente para que lo haga (excepto que deberá apañárselas para exportar después las notas a ActasPC).

Introducción: Recepción de las listas de clase

Para usar ListasPC necesitará un fichero que contenga a sus alumnos. Para ello deberá indicar en la Administración de su edificio que soliciten las listas de clase de su asignatura en fichero. Dicho fichero le llegará por correo electrónico, en caso de que haya comunicado su dirección en la Administración, o bien se enviará por disquete o correo electrónico a la Administración de su edificio donde usted podrá recogerlo.

A continuación debe copiar dicho fichero al mismo directorio que el programa, o sea, a c:\ListasPC, o bien al que haya indicado en el menú de Archivo.

Introducción: ¿Cómo se identifica cada fichero?

El nombre del fichero para una asignatura es de la forma L-cccc-aaaaa-gg-ññññññ.LIS, donde

cccc: código de titulación

aaaaa: código asignatura (con ceros a la izqda. si es necesario)

gg: grupo

ññññññ: año académico

Ejemplo: la lista de clase de la asignatura 1204, grupo 01 del centro 165-4 del curso 2002/03, será L-1654-01204-01-200203.LIS, y en su programa de correo electrónico les aparecerá; "lista:L-1654-01204-01-200203.LIS".

NO es conveniente que modifique el nombre del fichero, ya que en caso contrario el programa no lo identificará (aunque sí le dejará usarlo). Tampoco es conveniente que manipule el fichero con otro programa, a menos que no pretenda utilizarlo con ListasPC.

Introducción: Paso de notas a ActasPC

Una vez tenga las notas puestas, tendrá que pasarlas a ActasPC para que algún día figuren en el expediente de los alumnos. Para ello simplemente debe entrar en ActasPC, ir a la opción de Importar notas e indicar el fichero desde el cual importarlas (los demás datos que aparecen en la pantalla no es necesario que los toque).

Introducción: Sugerencias y mejoras

Para cualquier problema relacionado con el programa o sugerencias de mejora, hágalo llegar al Administrador del edificio, el cual canalizará su petición a la Unidad de Alumnos y/o Unidad Informática, o indíquelo mediante un envío por correo electrónico a la dirección sic_operador@ulpgc.es.

 

Capítulo 2: Guía del Usuario

Guía del usuario: Los menús de ListasPC

ListasPC cuenta con cuatro menús: Archivo, Editar, Opciones y Ayuda.

Menú Archivo

El menú Archivo contiene los comandos siguientes:

Abrir: Carga un archivo de lista de clase.
Guardar: Almacena los cambios realizados al archivo en el disco.
Imprimir: Imprime el listado de notas
Especificar impresora: Permite seleccionar en qué impresora se obtendrá la impresión.
Salir: Sale del ListasPC

Menú Editar

El menú Editar contiene los siguientes comandos de edición:

Copiar todo : Copia la lista de clase entera en el portapapeles de Windows.
Copiar DNI+nombres : Copia sólo los campos DNI y Nombre en el portapapeles de Windows.
Copiar correos : Copia sólo el correo electrónico de todos los alumnos en el portapapeles de Windows.
Deshacer: deshace el último cambio efectuado en alguna nota.
Buscar: permite buscar un alumno por DNI o por nombre.
Añadir alumno: permite añadir un alumno a la lista de clase.
Borrar alumno: permite borrar un alumno de la lista de clase.

Menú Opciones

Los comandos del menú Opciones le permiten cambiar los valores por defecto de ListasPC:

Ponderaciones: Permite poner una ponderación distinta a cada subnota, así como cambiar las cabeceras de las columnas e indicar qué columnas queremos que sean visibles.

Recalcular: Cuando se usa esta opción se recalcula la nota de los parciales y la nota final en función de las subnotas y las ponderaciones de cada una.

Correo: Permite enviar un correo a todos los alumnos de la lista de clase sin necesidad de salir de ListasPC. Sólo funcionará usando la dirección de correo del profesor en la ULPGC, no con direcciones particulares. A ese correo se le puede adjuntar un fichero si así lo desea.

Fijar columnas: evita que al moverse hacia la derecha desaparezca de la pantalla el DNI y el nombre de los alumnos. Aviso: esta opción puede provocar la aparición de columnas "fantasmas" en algunos momentos.

Menú Ayuda

En este menú de momento sólo hay una opción Acerca de que muestra información de la versión del programa y de la dirección de correo electrónico a la que pueden enviar sus sugerencias o problemas.

También es posible usarla para lanzar desde aquí el navegador de Internet y conectarse automáticamente a la página desde la que se puede traer la última versión del programa.

Guía del usuario: Trabajo con ListasPC

Operaciones básicas

Seleccionar archivo con datos.

Para cada asignatura, grupo, se tendrá un archivo, cuyo formato es: L-cccc-aaaaa-gg-ññññññ.LIS; donde

aaaaa son cinco números que se corresponden con el código de la asignatura (con tantos ceros por la izquierda como hagan falta),

gg representan el grupo, y

cccc es la titulación donde se imparte.

Para la finalidad de esta guía baste que sepa la existencia de una codificación distinta para cada asignatura y grupo.

Para seleccionar un archivo escoja la opción Archivo|Abrir, esta operación se puede simplificar pulsando F4 o haciendo click sobre el icono de abrir. En cualquier caso aparecerá la ventana de selección de archivo

ü Truco: si lo que quiere es abrir la lista con la que estuvo trabajando la última vez sólo tiene que pulsar Alt+1.

M Si ya estaba modificando las notas de otro archivo y no había guardado los cambios, antes de que aparezca la ventana de selección de archivos, el programa le preguntará si desea guardar el archivo anterior. Si no lo guarda, se perderán los cambios que haya realizado.

Cada vez que guarda los datos, el programa hace una copia de seguridad de la versión anterior en \Listaspc\bak, y de la anterior a la anterior (si existe) en \Listaspc\bak2. NO DEBE ACCEDER DIRECTAMENTE A ESTAS COPIAS DE SEGURIDAD DESDE DENTRO DEL PROGRAMA. Si alguna vez las necesita, copie el fichero a \Listaspc, y úselas allí.

Introducción de notas

Para introducir una nota, sitúe el cursor en la casilla que quiera modificar, y escríbala. Básicamente hay 2 formas de trabajar:

a) Introducir las subnotas que quiera que cuenten en cada parcial y cambiar las ponderaciones en consecuencia para que el programa calcule la nota final.

b) Introducir directamente la nota final y no dejar que el programa la calcule.

==> IMPORTANTE: aunque puede introducir varios decimales, en el fichero se guardarán las notas con un solo decimal.

En el diálogo para introducir ponderaciones, tenga en cuenta que lo que introduzca serán porcentajes, por lo que la suma de dichos porcentajes debe ser 100 en cada uno de los parciales. El modo de cambiar los valores es pulsando en las flechitas que hay junto a los números o tecleando directamente la ponderación. Si su asignatura sólo tiene 2 parciales, ponga ponderación 0 al tercer parcial (en ese caso no hace falta que ponga porcentajes a las notas del tercer parcial).

A diferencia de versiones anteriores, ahora puede usted decidir exactamente qué subnotas serán visibles o no, independientemente de la ponderación que les haya puesto. Para ello seleccione/deseleccione el cuadro Visible de cada columna según le convenga.

En la pantalla de ponderaciones también hay una opción para que no permita aprobar la nota final si no tiene una nota mínima determinada en cada parcial (si con las ponderaciones le correspondería un Aprobado, pero no cumple estas condiciones, le pone un 4,9).

Ordenar

Para ordenar una lista de clase por cualquier campo sólo necesita pulsar en la cabecera de columna correspondiente.

Exportar

La forma de exportar los datos a otros programas es copiarlos al portapapeles y después pegarlos en el programa de destino.

Impresión de listados

Las opciones de impresión que incluye el programa están bastante limitadas. Si no le sirve tal como sale lo más sencillo es copiar los datos al portapapeles, pegarlos en otro programa y allí formatearlos a su gusto antes de imprimir. También tiene la posibilidad de guardar el resultado de la impresión en un fichero y después editar ese fichero antes de imprimirlo.

El programa genera 2 tipos de listas:

Listas con notas: saca los datos personales de los alumnos y sus notas.
Listas tipo ficha: saca sólo los datos del alumno y su foto. Esta opción sólo está disponible si tiene en su ordenador el fichero con las fotos de los alumnos (para más información pulse aquí)..

Salir del programa

Para salir del programa use la opción Archivo|Salir. Antes de salir del programa, recuerde guardar los datos. Para ello seleccione la opción Archivo|Guardar, o haga click sobre el icono correspondiente.
Recuerde hacer copias de seguridad en disquete con regularidad. Piense que si pierde los datos, tendrá que volver a empezar de cero.

Cómo ver las fotos de los alumnos

Para poder ver las fotos deberá pedir en la Administración de su edificio que le envíen el fichero correspondiente. Dicho fichero tendrá un nombre como FOTOS-cccc-aaaaa-ññññññ.CDS, donde

cccc: código de titulación

aaaaa: código asignatura (con ceros a la izqda. si es necesario)

ññññññ: año académico

Una vez reciba dicho fichero sólo necesita guardarlo en el mismo directorio donde tiene la lista de clase de la misma asignatura y el programa lo usará automáticamente cuando abra dicha lista.

Nota: el fichero de fotos es por asignatura, no por grupo o por convocatoria, así que sólo tendrá que pedirlo una vez al año.

Nota: en la actualidad todavía no disponemos de las fotos de todos los alumnos en nuestra base de datos. Faltan sobre todo alumnos de 1º, así que es normal que en algunos alumnos le aparezca un mensaje de Foto no encontrada.

Problemas, preguntas y respuestas

  • ¿Es posible cambiar el texto que aparece como cabecera de las columnas?

Sí, para ello debe pulsar el botón Ponder/Cab para ir a la pantalla donde puede cambiar tanto las ponderaciones como el texto de cabecera y hacer visibles/invisibles las columnas que prefiera.
IMPORTANTE: si pone un texto demasiado largo, es posible que no se vea todo en pantalla, pero siempre puede poner el ratón en la cabecera de columna y arrastrar el separador de columnas para ampliar/reducir alguna.

  • ¿Es posible reducir el nº de subnotas por parcial?

Sí; para ello, ponga ponderación 0 a las notas que no vaya a usar, y quite la opción Visible. para dichas columnas.

  • ¿Es necesario meter las ponderaciones para cada uno de los ficheros que se usen?

Sí, cada lista de clase tiene su propio fichero de ponderaciones, pero hay una forma de no tener que meterlas varias veces (suponiendo que quiere usar las mismas ponderaciones en todas ellas). Abra una de las listas de clase, póngale las ponderaciones y, a continuación, sin salir del programa, vaya cargando una a una el resto de las listas. Al no encontrar el programa el fichero de ponderaciones, dará el mensaje informándole de ello, pero no borrará las que ha introducido anteriormente, con lo que no será necesario volver a modificarlas, sino que bastará que pulse el icono de Guardar para que se guarden las ponderaciones (por supuesto, esto sólo funciona si es la 1ª vez que cargan las listas de clase en el programa).

  • ¿Qué indica exactamente el campo de nº de convocatorias?

En dicho campo aparece el nº de convocatorias consumidas que tenía el alumno en el momento de pedir el fichero de listas de clase, ya que desde este programa es imposible saber la situación actual del alumno.

  • ¿Cómo evitar que al mover el cursor a las notas más a la derecha desaparezca de pantalla el nombre de los alumnos?

Hay varias posibilidades. Una forma sería usando el menú Opciones|Fijar columnas. El problema de dicha opción es que en algunos momentos pueden aparecer columnas "fantasmas" que confundan al usuario. Otra posibilidad es ir a la pantalla de ponderaciones y quitar la opción "Visible" de todas las columnas que no necesitemos y si eso no es suficiente también es posible arrastrar los separadores de columnas a la altura de la cabecera de columna de modo que reduzcamos el espacio que ocupan y quepan todas en pantalla.

  • ¿Cómo copiar las notas de un alumno a otro?

Si hay varios alumnos con las mismas notas o se ha equivocado de alumno al poner notas puede usar el botón derecho del ratón para no tener que teclearlas de nuevo. Verá que en el menú aparecen varias opciones. La más habitual será que se sitúe en el alumno cuyas notas desea copiar y pulse en Copiar notas del alumno al portapapeles, y a continuación seleccione el alumno al que desee poner las mismas notas y pulse en Pegar notas desde el portapapeles al alumno actual.

Importante: no debe cambiar el orden de las columnas ni su visibilidad antes de pulsar en Pegar o la copia no se hará correctamente. Por supuesto, si en el portapapeles tiene otros datos que no son las notas tal como se han copiado de ListasPC, tampoco funcionará esta opción.