Servicio de Archivos

Almacenamiento de archivos

 

   Debido a que el servicio de archivos ofrecido hasta la fecha por el Servicio de Informática (conocido como "Disco") ha sido discontinuado, se proporciona este servicio el cual permite el almacenamiento de archivos, de forma que desde cualquier dispositivo puede acceder a los mismos, usando cualquier navegador de Internet. Usted podrá modificar directamente los documentos ofimáticos desde cualquiera de estos navegadores, sin necesidad de instalar ningún programa en el dispositivo que esté usando.

Puede disponer de espacio para su uso individual o puede compartir espacio con otras personas (uso compartido).

En el primer caso, uso individual (llamado OneDrive), sólo usted podrá acceder a los archivos que almacene en él.

En el segundo caso, uso compartido, existen dos variantes:

  • Podrá compartir con otras personas un espacio de almacenamiento mediante la creación de un grupo (grupos de OneDrive), de forma que todas puedan almacenar y usar archivos en este espacio compartido.
  • Podrá compartir con otras personas un espacio común mediante la creación de un sitio (o sitios de Sharepoint), que es un espacio compartido para un grupo de personas, de forma que todas estas personas pueden almacenar y usar archivos compartidos y podrá asignar permisos individuales a cada uno de estas personas.

Más abajo se comentan más ampliamente las diferencias.

 

Ventajas del servicio

    Acceso desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta) a los archivos, usando cualquier navegador de Internet.

     Independencia del puesto de trabajo. Puede editar directamente los archivos desde el navegador o usando las aplicaciones instaladas en su dispositivo.

     Puede compartir archivos con cualquier persona, pertenezca o no a la ULPGC.

    Gran capacidad de almacenamiento para uso individual y para sitios: 1 TB (terabyte).

 

¿Quién lo puede usar?

    Este servicio en su modalidad de uso individual y grupos de OneDrive está dirigido a todos los usuarios con cuenta de correo en la ULPGC.  La modalidad de sitio sólo se ofrece al personal de la ULPGC.

 

¿Cómo acceder?

    Desde cualquier navegador de Internet accediendo a http://correo.ulpgc.es

    Una vez autenticado, pinche en la esquina superior izquierda  y elija OneDrive para acceder a su espacio individual o a su espacio compartido de grupo, o pinche en Sitios para acceder a los sitios de Sharepoint a los que tenga acceso. Entonces le aparecerá una pantalla por la que podrá navegar por los documentos que tenga almacenados, así como subir nuevos documentos y trabajar con ellos.

 

¿Cuáles son las diferencias entre compartir un espacio mediante grupos de OneDrive y hacerlo mediante un sitio de Sharepoint? ¿Es posible compartir ocasionalmente algún archivo de su espacio individual?

    Un sitio de Sharepoint está diseñado para compartir y colaborar en archivos con regularidad. Es ideal para almacenar archivos en los cuales se comparte la posesión, es decir, donde varias personas son propietarios de los archivos y pueden colaborar en ellos. El sitio estará administrado por una o varias personas, que serán las encargadas de decidir quién accederá a los archivos, así como el nivel de permisos (sólo lectura o lectura y escritura) que tendrán. Es ideal para personas que formen un grupo de trabajo con una duración larga en el tiempo (por ejemplo para un servicio universitario, un decanato, etc.). Además, a diferencia de los grupos de OneDrive, permite una mayor integración con Windows a la hora de mover carpetas entre el equipo local y el sitio de Sharepoint.

    Los grupos de OneDrive permiten compartir un espacio de almacenamiento con otras personas. Todas las personas accederán a los archivos con el mismo permiso de lectura y escritura. Es ideal para crear equipos de personas para eventos temporales como congresos, ferias, etc., y como cada usuario puede crearse los que quiera, tiene total libertad para hacerlo en cualquier momento que lo necesite.

    En el caso de que esté haciendo uso de su espacio individual (OneDrive) existe la posibilidad de que ocasionalmente comparta algún archivo con otras personas: para ello sólo deberá pulsar con el botón derecho en el archivo que quiera compartir y elegir esta opción.

 
Grupos de OneDrive
Sitio Sharepoint
Acceso
Por estar en Office365 ya pueden acceder a él
Debe solicitarse al Servicio de Informática la creación del sitio
Utilidades
Existen utilidades de Conversaciones, Calendario y Bloc de notas.
Hay más utilidades, además de Conversaciones y Calendario.
Cuotas
No se puede gestionar cuotas
Pueden gestionarse  cuotas
Uso con el explorador de archivos
No existe, la gestión de archivos es exclusiva desde el navegador de Internet
Existe aunque sólo desde Internet Explorer y con una serie de requisitos. Permite gestionar los archivos como si estuvieran físicamente en el ordenador
Papelera
Sólo existe una papelera, la del usuario
Hay dos papeleras, la del usuario y la del administrador.
Eliminación
Si el administrador del grupo  elimina el grupo no se puede recuperar ni el grupo ni los archivos que contenía el grupo.
El sitio sólo puede eliminarlo el Servicio de Informática
Acceso a archivos
Los archivos pueden encontrarse en la opción Archivos(los que ha colocado el propio grupo) o en la opción Compartido con nosotros (otros archivos que se hayan compartido con el grupo)
El sitio es personalizable y los archivos pueden encontrarse según como esté configurado
Compartir archivos
Todos los miembros del grupo tienen permiso de lectura y escritura
Los permisos de lectura o lectura y escritura pueden configurarse 
Acceso público desde Internet
No pueden crearse enlaces públicos ni a archivos ni carpetas
Pueden crearse enlaces públicos a archivos, no a carpetas

 

¿Cómo se solicita?

    En el caso de uso individual (OneDrive) y uso compartido de grupo (grupos de OneDrive), no es necesario solicitarlo: desde su cuenta de correo tiene acceso a este espacio donde puede almacenar la información así como compartirla con quien desee.

    En el caso de necesitar un sitio de Sharepoint, deberá solicitarlo al Servicio de Informática a través de los canales habituales, indicando los siguientes datos de la persona que se asignará como administrador/a (este administrador/a agregará el resto de administradores que desee):

•             DNI

•             Nombre y apellidos

•             Cuenta de correo electrónico institucional

•             Relación con la universidad: PAS/PDI

•             Edificio, servicio o departamento donde trabaja

•             Sugerencia del nombre del sitio

 

Documentación adicional

         Uso básico con documentos en OneDrive

         Ayuda OneDrive

  • Grupos de OneDrive

        Crear un grupo de OneDrive y navegar por él

        Buscar un grupo y unirse a él o salir de él

        Compartir archivos de grupo

        Administrar un grupo

  • Sitios

        Uso básico con documentos en Sitios

        Uso básico con documentos en Sitios versión clásica

        Administración usuarios en grupos y cómo compartir archivos en Sitios.